결로·누수·소모품 관리표 90일 후기

임대 관리를 감으로 하다가 비용을 놓친 경험

2026년 1월 1일부터 2026년 3월 31일까지 90일 동안 원룸 6개와 상가 1개를 스프레드시트로 관리했습니다. 이전에는 민원이 오면 문자로 확인하고, 수리비는 영수증 사진을 휴대폰 앨범에 저장해두는 정도였습니다. 처음에는 이 정도면 충분하다고 생각했는데, 관리 물건이 7개가 되니 금방 헷갈렸습니다.

가장 큰 문제는 수리비 누락이었습니다. 기록 전에는 수리비 누락이 월 6건 정도 있었습니다. 전구 교체, 도어락 배터리, 샤워기 헤드처럼 금액이 작아 보이는 항목을 나중에 입력하려다 빠뜨렸습니다. 3월 말에 정리해보니 90일 동안 총 수리비는 126만 4천 원이었고, 이걸 감으로만 관리했다면 실제 비용을 제대로 계산하기 어려웠겠다는 생각이 들었습니다.

결로, 누수, 소모품을 따로 관리해야 했던 이유

처음에는 모든 민원을 “수리”라는 한 항목에 넣었습니다. 그런데 결로 민원과 누수 의심 민원은 성격이 달랐습니다. 90일 동안 결로 민원은 7건, 누수 의심 민원은 3건이었습니다. 결로는 환기, 실내 습도, 창문 주변 상태를 같이 봐야 했고, 누수는 배관, 위층 사용 여부, 외벽 방향, 비 오는 날 변화를 봐야 했습니다.

소모품도 따로 관리해야 했습니다. 소모품 교체는 총 18건이었고, 평균 교체 주기는 전구 48일, 도어락 배터리 72일, 샤워기 헤드 95일로 정리됐습니다. 예전에는 도어락 배터리가 방전된 뒤에야 연락을 받았는데, 주기를 기록하니 미리 점검할 수 있었습니다.

스프레드시트에 만든 항목 26개

스프레드시트에는 총 26개 항목을 만들었습니다. 민원 접수일, 세대명, 임차인명, 문제 유형, 세부 원인, 결로 여부, 누수 의심 여부, 소모품 종류, 사진 링크, 영수증 링크, 업체명, 업체 연락처, 방문 예정일, 실제 방문일, 수리 완료일, 비용, 결제일, 재발 여부, 다음 점검일, 임차인 안내 여부, 안내 문자 내용, 원인 메모, 조치 내용, 보증 처리 여부, 월별 합계, 담당 메모까지 넣었습니다.

처음에는 항목이 너무 많다고 느꼈지만, 같은 문제가 반복될 때 이유를 찾기 쉬웠습니다. 조건부 서식은 11개, 자동 계산 수식은 16개를 넣었습니다. 예를 들어 재발 민원은 빨간색, 5만 원 이상 비용은 노란색, 다음 점검일이 7일 이내면 파란색으로 표시했습니다.

사진 링크와 영수증 링크를 같이 남긴 방식

실패했던 부분은 처음에 날짜만 적고 원인과 사진 링크를 남기지 않은 것입니다. 예를 들어 “1월 12일, 302호 욕실 냄새”라고만 적어두니 2주 뒤 같은 민원이 왔을 때 같은 문제인지 새 문제인지 알기 어려웠습니다.

그래서 이후에는 사진 파일명을 “302호_2026-01-12_욕실배수구”처럼 세대명과 날짜로 저장했습니다. 영수증도 같은 방식으로 저장하고 링크를 표에 붙였습니다. 이렇게 하니 업체에 다시 문의할 때도 “지난번 그 건”이라고 말하지 않아도 됐습니다.

결로와 누수를 구분해 기록한 기준

결로는 주로 창문 주변, 벽지 표면 물기, 실내 습도, 환기 여부를 기준으로 봤습니다. 반면 누수 의심은 천장 얼룩, 물자국 확대, 위층 배수 사용 시간, 비 오는 날 변화, 배수구 냄새를 따로 적었습니다. 결로와 누수는 같은 표에 적되 원인 분류를 다르게 했습니다.

이 기준을 만든 뒤 재발 민원은 5건에서 2건으로 줄었습니다. 결로로 보이는 건은 환기 안내와 습도 체크를 먼저 했고, 누수 의심 건은 사진을 2~3일 간격으로 비교한 뒤 업체 확인을 빠르게 잡았습니다.

소모품 교체 주기를 기록하면서 달라진 점

소모품 관리는 생각보다 효과가 컸습니다. 전구는 평균 48일, 도어락 배터리는 72일, 샤워기 헤드는 95일 주기로 교체 기록이 쌓였습니다. 특히 도어락 배터리는 방전 후 연락이 오면 임차인 불편이 커졌는데, 이제는 다음 점검일을 미리 표시해두니 방문 일정을 잡기 쉬웠습니다.

월별 보고서 작성 시간도 줄었습니다. 예전에는 월말마다 문자, 앨범, 계좌 내역을 다시 보느라 1시간 10분이 걸렸습니다. 기록 후에는 월별 보고서 작성 시간이 24분으로 줄었습니다.

전후 비교표

항목	기록 전	기록 후	비용 누락	재발 민원	확인 시간	개선 결과
결로 민원	문자로만 확인	원인·사진 링크 기록	일부 누락	반복 확인 많음	오래 걸림	7건 분류 관리
누수 의심	감으로 판단	사진·날씨·위층 사용 기록	견적 누락 가능	빠른 재확인 가능	단축	3건 추적 가능
소모품 교체	방전·고장 후 대응	평균 주기 기록	월 6건	반복 민원 많음	오래 걸림	월 1건으로 감소
수리비	영수증 사진만 저장	비용·영수증 링크 입력	월 6건	비용 파악 어려움	오래 걸림	총 126만 4천 원 확인
월별 보고서	수동 정리	수식 자동 합계	잦음	5건	1시간 10분	24분으로 감소

내가 만든 기준표

상황	내 기준
같은 민원이 2회 이상 발생	원인 항목을 추가한다
수리비 발생	영수증 받은 날 바로 입력한다
사진 저장	세대명과 날짜로 파일명을 만든다
도어락 배터리	반복 소모품은 교체 주기를 표시한다
결로·누수	같은 표에 적되 원인 분류를 다르게 한다
5만 원 이상 비용	조건부 서식으로 별도 표시한다
임차인 안내	안내 여부와 문자 내용을 남긴다
재발 여부	수리 후 30일 안에 다시 확인한다

관리표 체크리스트

• 민원 접수일을 적었는가?

• 세대명을 정확히 입력했는가?

• 문제 유형을 결로, 누수, 소모품, 기타로 나눴는가?

• 사진 링크를 남겼는가?

• 영수증 링크를 남겼는가?

• 업체명과 연락처를 적었는가?

• 비용과 결제일을 기록했는가?

• 재발 여부를 표시했는가?

• 다음 점검일을 넣었는가?

• 임차인 안내 여부를 체크했는가?

• 같은 민원이 반복되면 원인 메모를 추가했는가?

• 월별 수리비 합계가 자동 계산되는가?

최종 결론

90일 동안 결로, 누수, 소모품, 수리비를 스프레드시트로 관리해보니 임대 관리는 기억보다 기록이 훨씬 중요했습니다. 원룸 6개와 상가 1개만 관리해도 결로 민원 7건, 누수 의심 3건, 소모품 교체 18건이 생겼습니다. 총 수리비는 126만 4천 원이었고, 기록 전 월 6건이던 수리비 누락은 기록 후 월 1건으로 줄었습니다.

재발 민원도 5건에서 2건으로 감소했습니다. 특히 사진 링크와 영수증 링크를 같이 남긴 것이 가장 도움이 됐습니다. 단순히 날짜만 적는 표가 아니라, 원인과 증거를 함께 남겨야 다음 대응이 빨라졌습니다.

제 기준에서 관리표는 예쁜 양식보다 실제로 다시 확인할 수 있는 기록이어야 했습니다. 결로와 누수는 구분해서 기록하고, 소모품은 교체 주기를 표시하고, 수리비는 영수증 받은 날 바로 입력하는 것만으로도 비용 누락과 민원 반복을 꽤 줄일 수 있었습니다.